Kassaregisterlagen
Enligt Kassaregisterlagen ska alla företag som har en kontant omsättning för mer än fyra prisbasbelopp använda ett certifierat kassaregister. Kontant betalning innebär betalning med kontokort eller mynt och sedlar, men kan också omfatta presentkort, måltidskuponger och liknande betalningsmedel.
Syftet med bestämmelserna om kassaregister är att skydda dig som seriös företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens.
Om du är nystartad och inte vet om du kommer upp till det beloppet kan du avvakta tills du vet. Om du däremot har gått över gränsen men inte har ett certifierat register kan du vid en kontroll bli skyldig att betala vite.
För att kontrollera att allt går rätt till kan Skatteverket göra två typer av besök, tillsyns- eller kontrollbesök, hos ditt företag. Den som utger sig för att komma från Skatteverket måste kunna visa sin tjänstelegitimation vid besöket.
Du som fakturerar hela eller delar av din försäljning behöver inte registrera den försäljningen i ett kassaregister.
Kontantfaktura istället för kassaregister
Om du inte vill ha ett kassaregister kan du välja att upprätta en så kallad kontantfaktura. En kontaktfaktura ska innehålla allt som en faktura ska innehålla. Den ska innehålla uppgifter så att din kund kan identifieras.
Enligt momslagen ska en faktura innehålla:
- Säljarens och köparens namn och adress
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Löpnummer
- Datum för affärshändelsen
- Tjänst eller produkt som sålts
- Pris före moms
- Momssumma
- Momssats i %
- Totalsumma inklusive moms
Vilka krav gäller för kassaregister?
Det enda som krävs är att kassaregistret är tillverkardeklarerat och att kontrollenheten är certifierad. Kontrollenhetens funktion är att bevara kvittodata och andra uppgifter på ett säkert sätt för att vara tillgängligt för Skatteverket för kontrolländamål. De uppgifter som lagras i en kontrollenhet är inte tillgängliga för företaget som använder kassaregistret.
Ett kassaregister är en elektrisk produkt och för alla elektriska produkter gäller att det är användaren som har ansvaret för att den används på ett sätt som inte riskerar säkerheten för någon person. Det finns olika bestämmelser om elsäkerhet och Elsäkerhetsverket är ansvarig myndighet för dessa frågor. Återförsäljare av kassaregister kan lämna närmare upplysningar om elsäkerhetsfrågor som avser tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter.
Om det skulle uppstå ett oväntat strömavbrott anses det vara en omständighet som ligger utanför företagets kontroll och företaget får därför fortsätta att sälja utan att registrera försäljningen i ett kassaregister i avvaktan på att elströmmen kommer tillbaka. Det finns alltså inte en skyldighet att ett företag ska ha ett batteridrivet kassaregister som reserv.
Erbjud alltid kvitto
Oavsett om du omfattas av kassaregisterlagen eller inte måste du som företagare alltid ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto. Det finns olika former av elektroniska betalningar och dessa är alla att jämställa med betalning av kontokort.
Ett kassakvitto kan vara i pappersformat eller i elektroniskt format. Har du möjlighet att lämna ett elektroniskt kassakvitto får du göra det i stället för att ta fram och erbjuda ett kassakvitto i pappersformat. Ett elektroniskt kassakvitto är framtaget när det är skickat från kassaregistret på sådant sätt att kunden kan ta emot kassakvittot i elektronisk form, t.ex. i en smarttelefon.
Vill en kund inte ha ett kassakvitto ska du ändå ta fram ett kassakvitto i pappersformat som du får slänga. Du kan också ta fram ett elektroniskt kassakvitto som skickas från företaget till en elektronisk papperskorg utanför företaget.
Ett kassakvitto måste innehålla vissa uppgifter. En sådan uppgift är adressen där du driver din verksamhet. Om du är ambulerande och saknar en verksamhetslokal där försäljningen bedrivs får du ange en annan adress där du har din verksamhet. Det kan vara din hemadress eller boxadress.
Mer information
Se Skatteverkets hemsida. Du kan även maila dina frågor till Skatteverket på kassaregister@skatteverket.se
